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        管理時間是空話,集中精力吃青蛙

        2014-5-15 15:38| 發布者: admin| 查看: 1998| 評論: 0

              今年以來,接到多家機場的邀請,希望智沐咨詢能為其基層管理人員提供《時間管理》類的課程,以期幫助基層管理人員提升工作效率。
        筆者已為,別再想著管理時間了。找出你一天、一周、一個月、一年、一生中最重要的三件事,它們就是你必須吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律,每天劃出20%的時間,集中精力,專門對付這三只青蛙。堅持不懈,你的人生就能取得完全不同的成就。
        “如果你必須吃掉一只青蛙,不要長時間盯著它看。如果你必須連著吃掉三只青蛙,記得要先吃掉最大、最丑的那只!
               ——博恩•崔西,《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog!)一書的作者
               如今這個世界日益復雜,我們承受的壓力越來越大。在寓意奔騰向前的馬年即將來臨之際,我們很有必要重新審視備受世人推崇的“時間管理”這個理念。每天的時間似乎永遠也不夠用,不足以讓我們完成所有想完成的事情。那么,為什么有些人總能更有效地利用時間,從而取得比其他人更大的成就呢?
               受本文開頭博恩•崔西這段話的啟發,我們先把“管理時間”放到一邊,去“吃掉三只青蛙”吧。此話怎講?這里說的當然不是你在餐廳吃的青蛙!相反,我們指的是“三的法則”(The Rule of Three),一項屢試不爽、旨在幫助我們有效使用時間以獲得杰出成就的策略。想了解更多嗎?那要看你能不能騰出幾分鐘讀完這篇文章。這幾分鐘或許會重塑你對“時間”的理解,同時引導你在2014年獲得新的成就。你或許將一馬當先,讓其他人望塵莫及!如果你想受益于“三的法則”,請立刻做以下五件事情。
              1. 明確你的“三只大青蛙”。問自己一個問題:“如果我只能在2014年完成一件將對我的工作和事業產生最大影響的事,它會是什么?”把它寫下來。然后再找出一個,也把它寫下來。最后再寫一個。這就是你的“三只青蛙”。它們很可能是一些非常重要,需要你持續保持專注度才能完成的大事。它們又大又丑!把你的注意力縮小到“三大”重要目標之后,再開始運用時間管理的帕累托定律:“80%的成就源自20%的活動!彼馕吨,在一個8小時工作日,效率的差異往往取決于一小時。問題是:你將如何使用這一個小時?
              2.先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”。我們所說的“又大又丑”指的是,這三項目標中比其他兩項更重要、更困難的那個目標。歌德說:“最重要的事情絕不能受制于最不重要的事情!睘榱藢W⒂谧钪匾幕顒,每天至少在它身上投入你20%的時間,你需要應用史蒂芬•柯維的“時間矩陣”(Time Matrix)。這套矩陣標注了“緊急的”和“重要的”任務,如下圖所示:
              迅速分析這套時間矩陣之后,你就會清楚地發現,最有效的利用時間方式就是專注于矩陣右上角那些“重要但不緊急的”活動。是的,會有許多人和事以“萬分緊急”之名,要求你投入時間。其中一些也的確比較重要,不能回避。但除非它們與你的某只“青蛙”有關,你會發現,忙碌了一陣子后,你的時間被一些無法幫你在優先事項上獲取進步的事情消耗掉了。耗費時間從事“不緊急,不重要”的活動,這種誘惑總是存在,這些充滿樂趣的娛樂活動只會“浪費你的時間”,不會幫助你獲得任何進步。
              此處蘊含的信息是:每天至少投入20%的可用時間,從事你的“三只青蛙”之一,它們皆是“不緊急,但重要的”活動。如果你不這樣做,你就會身心疲憊,總是被一些緊迫的問題和危機牽著走。簡而言之,你會“失控”,任由一些堪稱“時間大盜”的“緊急”活動擺布。
               3. 每天保護自己的“青蛙時間”。如何確保你每周有足夠時間專注于那些“又大又丑的青蛙”?答案“非常簡單,但不容易做到”。它意味著,你需要在你可利用的時間周圍劃出保護圈,不惜一切代價守住這個保護圈,以有效利用時間。簡單地說,“保護你的時間”意味著你必須:
          • 對一些浪費時間的活動說“不”,比如各種打擾,不必要的電話,會議和電子郵件等等。
          • 在日歷上劃出“青蛙時間”,給予它“神圣不可侵犯”的地位,這樣你就可以確保專注于優先事項的時間。
          • 關掉手機,忽略電子郵件,關上門,在允許的時間內“吃掉盡可能多的青蛙”。
              如果有人想打斷你,只需向他們解釋,這是你的“青蛙時間”,你晚些時候會與他們聯系。隨著時間的推移,人們就會開始尊重你集中精力的方式,他們肯定也將注意到你正在產生卓有成效的成果。所以:請務必保護你的時間,專注于重要活動,做一個有效利用時間的榜樣。
            4. 把“三的法則”應用到你的整個生活。效率不應該只體現在與工作有關的“青蛙”身上!在你生活的每個領域,確認意義重大的“三只青蛙”:
            • 健康
            • 家庭
            • 個人理財
            • 建立關系
            • 成長與發展
            • 放松與享受
               這些就是史蒂芬•柯維所說的“高杠桿”活動:相對于做這些活動需要的時間,它們往往能夠產生更加強大的成果。這正是“三的法則”的真諦所在:圍繞“重要,但不緊急的”高杠桿活動組織時間。
              應用“三的法則”時,你可以:
            • 挑出本年度的“三只青蛙”
            • 每個季度的“三只青蛙”
            • 每月的“三只青蛙”
            • 每周的“三只青蛙”
            • 每天的“三只青蛙”
              如果你悉心實踐這項法則,把20%的時間投資在這些重要事項上,堅持一整年,你就可以取得超出自己想象的成就。而且,你依然可以利用其余80%的時間來處理所有那些“急事”。
              5.創建并嚴格遵循每天的“待辦事項清單”。一項著名的研究重點考察了世界上最成功的一批人,探尋他們高效率的秘密。經過數千次采訪,頭號因素終于浮出水面:他們都有制定每日“待辦事項清單”,還有頻繁審視的習慣。一天結束時,他們都不會忘記為次日創建新清單。但這還不是全部。他們不僅每天都創建一份“待辦事項清單”,而且還確保每天的“待辦事項”包括對自己職業生涯和個人生活具有重大意義的活動。
               下面的消息對許多人來說都是一個壞消息:你的收件箱不是你的“待辦事項清單”!我們時常發現,上班族坐下后,往往首先打開電子郵件,然后一件接一件地從事這些事項。當然,他們看起來“很忙”。這個策略的問題在于,它導致你在沒有事先安排的情況下,隨機使用時間,你的工作注定是低效的!到底應該怎么辦呢?
            • 限制你在電子郵件上花費的時間:一天三次,每次用30分鐘處理電子郵件。
            • 簡明扼要,態度誠懇地回復郵件。千萬不要使用“全部答復!”這是最浪費時間的事情之一。
            • 選擇與你的“三只青蛙”匹配的事項,優先處理。
            • 把一些不太重要的事項放入“跟進”文件夾。
            • 讓人們知道你將在稍后聯系他們,你目前正在專注于從事其他事情。
              如果不這樣做,會發生什么事情?你會讓自己淪為“電子郵件的奴隸”。而且你會發現,一天到頭,煙冒了不少,但沒有多少火苗,幾乎沒有煮熟任何東西!我知道,這聽起來并不容易,有時確實不容易做到。一個大問題是:你想一整天盯著電腦屏幕,即刻回復每個人,還是想展現工作效率?解決的辦法是:想方設法地專注于你的優先事項。到了年底時,你不會因為“按照收件次序,及時回復了所有郵件”而獲得獎金、獎勵,也不會因此得到提拔。
              最后分享一點。時間就是生命。你能在多大程度上利用好時間將決定你能否有所成就。被動、磕磕絆絆地度過每一天是一種極其痛苦的生活方式。有效率意味著你設定好自己的立場,每天專注于你的“三只青蛙”,過濾掉不重要的事情,學會說“不”,直至你攀上事業的頂峰。這一點的確不“容易”做到,這是事實。但光知道這個事實是沒用的,F在的問題是:你將如何度過永遠也無法從頭來過的余生?只有你自己才能決定。
              “我們永遠無法真正打破普遍規律。面對它們,我們只能不斷重塑自我!薄返俜•柯維。
              祝愿你擁有一個碩果累累、事半功倍的馬年!(財富中文網)
            • 在日歷上劃出“青蛙時間”,給予它“神圣不可侵犯”的地位,這樣你就可以確保專注于優先事項的時間。
            • 關掉手機,忽略電子郵件,關上門,在允許的時間內“吃掉盡可能多的青蛙”。
              如果有人想打斷你,只需向他們解釋,這是你的“青蛙時間”,你晚些時候會與他們聯系。隨著時間的推移,人們就會開始尊重你集中精力的方式,他們肯定也將注意到你正在產生卓有成效的成果。所以:請務必保護你的時間,專注于重要活動,做一個有效利用時間的榜樣。

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